การจัดหา (Acquisition) ในที่นี้หมายถึงการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศภายในห้องสมุด ศูนย์บริการสารสนเทศ ศูนย์บริการความรู้ ซึ่งหมายถึง กิจกรรมที่ให้ได้มาซึ่งทรัพยากรสารสนเทศ เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่า สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ โดยวิธีการต่าง ๆ ได้แก่ การจัดซื้อ การบอกรับเป็นสมาชิก การขอหรือได้รับบริจาค การแลกเปลี่ยน และการจัดทำขึ้นเอง

1. การจัดซื้อ เป็นวิธีที่ห้องสมุดใช้ในการจัดหามากที่สุด วิธีการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศทั่วไปที่ห้องสมุดนิยมใช้ ได้แก่ การสั่งซื้อแบบรายย่อย การสั่งซื้อแบบรวม การสั่งซื้อแบบประจำ การสั่งซื้อแบบเสนอให้เลือก และการสั่งซื้อแบบให้ตัวแทนเลือกให้

2. การขอและรับบริจาค เป็นอีกวิธีหนึ่งของการจัดหาที่ประหยัดงบประมาณของห้องสมุด วิธีการขอหรือรับบริจาคทรัพยากรสารสนเทศนั้น ห้องสมุดอาจทำเป็นครั้งคราวหรือขอสมัครเป็นสมาชิกเพื่อรับทรัพยากรสารสนเทศนั้นเป็นประจำ แหล่งที่บริจาค ได้แก่ หน่วยงานของรัฐบาล ห้องสมุด องค์กรระหว่างประเทศ องค์กรการกุศล องค์กรที่ไม่แสวงหากำไร มูลนิธิ หน่วยงานที่จัดกิจกรรมวิชาการ เช่น การประชุม สัมมนา เป็นต้น

3. การแลกเปลี่ยน วัตถุประสงค์ของการแลกเปลี่ยนทรัพยากรกันระหว่างห้องสมุด คือ การจัดหาทรัพยากรที่ไม่มีจำหน่ายโดยทั่วไป เช่น วิทยานิพนธ์ สารนิพนธ์ สิ่งพิมพ์ของห้องสมุดหรือหน่วยงานที่สังกัด รายงานการประชุมหรือสัมมนา รายงานประจำปี เป็นต้น ซึ่งทรัพยากรสารสนเทศที่จะแลกเปลี่ยนดังกล่าวห้องสมุดมีซ้ำ จำนวนมากเกินความจำเป็น หรือไม่ตรงกับความต้องการของห้องสมุด

4. การบอกรับ เป็นวิธีจัดหาวิธีหนึ่ง นิยมใช้กับทรัพยากรสารสนเทศที่มีการปรับปรุงสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง ซึ่งได้แก่ วารสาร และฐานข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ / ออนไลน์ เช่น บทความวารสาร หนังสือ วิทยานิพนธ์ รายงานการประชุม เอกสารอื่น ๆ เป็นต้น การบอกรับกระทำโดยการเป็นสมาชิกของสำนักพิมพ์ / ผู้ผลิต หรือ ตัวแทนจำหน่าย / บริษัทผู้ให้บริการ

5. การผลิตหรือจัดทำขึ้นเอง ห้องสมุดจำเป็นต้องมีการผลิตทรัพยากรสารสนเทศเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้ ทรัพยากรสารสนเทศที่ห้องสมุดผลิตหรือจัดทำขึ้น เช่น กฤตภาค รูปภาพ ดัชนี บรรณานุกรม จุลสาร วารสารและสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ของห้องสมุด รวมทั้งการแปลงสื่อสิ่งพิมพ์เป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์ / ออนไลน์ เพื่อประหยัดเนื้อที่จัดเก็บ หรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุด โดยเฉพาะสิ่งพิมพ์ลักษณะพิเศษ เช่น หนังสือหายาก ต้นฉบับตัวเขียน เป็นต้น ห้องสมุดจะให้บริการสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ในรูปแบบของแผ่นซีดีรอม แผ่นดีวิดี หรือฐานข้อมูลออนไลน์

ด้วยวิธีการจัดหาทั้งหมดดังกล่าว ก่อให้เกิดความสำคัญในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ คือ

1. ทำให้ห้องสมุดได้ทรัพยากรสารสนเทศที่มีคุณค่า

2. ทำให้ได้ทรัพยากรสารสนเทศที่สามารถสนองความต้องการของผู้ใช้

3. ทำให้ห้องสมุดประหยัดงบประมาณในการจัดหา และประหยัดเวลาในการทำงาน

วารสาร (Journals, Serials, Periodicals) คือ ทรัพยากรสารสนเทศ ความรู้ ประเภทหนึ่งในห้องสมุดที่มีความสำคัญและเป็นประโยชน์ในการติดตามความเคลื่อนไหวและความก้าวหน้าในเทคโนโลยีใหม่และงานวิจัย วิชาการในสาขาหนึ่ง ๆ วารสารโดยเฉพาะวารสารวิชาการนับว่ามีความสำคัญ และเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลายในการเผยแพร่บทความ ความรู้ และเพื่อประโยชน์ในการต่อยอดผลงานวิจัย วิชาการ และการเป็นเอกสารอ้างอิง วารสารวิชาการบางชื่อได้รับการเชื่อถือและยอมรับว่าเป็นทฤษฎีที่ค้นพบใหม่จริง เป็นประโยชน์ในการพัฒนาคุณภาพชีวิต สิ่งแวดล้อม และสังคม

ความสำคัญและคุณค่าของวารสารวิชาการเป็นเงื่อนไขหนึ่งที่ผลักดันให้ห้องสมุดต้องจัดหามาให้บริการ นอกเหนือจากเอกสาร หนังสือ และตำรา ต่าง ๆ และด้วยศักยภาพเทคโนโลยีที่มีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ส่งผลให้กระบวนการตีพิมพ์บทความวารสารวิชาการมีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว โดยจากเดิมที่ตีพิมพ์บทความในรูปแบบวารสารฉบับพิมพ์หรือรูปเล่ม ปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Journals) หรือออนไลน์ที่ผู้อ่านสามารถเข้าถึงบทความได้อย่างง่ายดาย สะดวกและรวดเร็ว ทุกที่และทุกเวลาในโลก พร้อมทั้งช่วยให้การรวบรวมและจัดการข้อมูลสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นับเป็นแนวโน้มสำคัญของห้องสมุดในปัจจุบัน ในการเรียนรู้วิธีและการบริหารจัดการในการบอกรับรูปแบบใหม่ดังกล่าว

อย่างไรก็ตามห้องสมุดหลายแห่งโดยเฉพาะห้องสมุดในประเทศกำลังพัฒนามักประสบปัญหาเรื่องงบประมาณที่มีจำกัดในการจัดหาวารสารวิชาการที่มีราคาสูง รวมทั้งนโยบายการจัดสรรงบประมาณของหน่วยงานที่ไม่แน่นอนในแต่ละปี สวนทางกับความต้องการของผู้ใช้บริการที่ยังคงมีอย่างต่อเนื่อง ห้องสมุดจึงได้ดำเนินการทุกวิถีทางในการหาหนทางแก้ไขปัญหาดังกล่าว เช่น การสำรวจการใช้วารสารวิชาการ เพื่อพิจารณายกเลิกชื่อที่มีการใช้น้อย จัดเรียงลำดับความต้องการจากมากที่สุดไปสู่ระดับรองลงไป เพื่อให้เหมาะสมกับการใช้งานได้อย่างคุ้มค่ากับการลงทุน รวมทั้งวิธีการติดต่อขอยืม ถ่ายสำเนา จากห้องสมุดแหล่งอื่น ๆ กล่าวคือไม่มีห้องสมุดแห่งใดในโลกที่จัดหาวารสาร ได้ครบทุกรายชื่อที่ผลิตหรือเผยแพร่ และอีกหนึ่งบริการที่สำคัญ และกล่าวถึงกันมากในขณะนี้ คือบริการจัดหาเฉพาะบทความที่ต้องการอ่าน (Pay per view / Pay per article) นับเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ประหยัดค่าใช้จ่าย โดยบริการรูปแบบนี้มีมานานแล้ว ให้บริการผ่านบริษัทนายหน้า ผู้แทนจำหน่าย นอกเหนือจากธรรมเนียม วัฒนธรรมเดิมของการจัดหา คือ จัดหาล่วงหน้าทั้งปีเพื่อรอให้ผู้ใช้บริการได้ใช้หรืออ่าน

หลายทศวรรษที่ผ่านมา แนวโน้มราคาวารสารวิชาการเพิ่มสูงขึ้นอย่างรวดเร็วและต่อเนื่องอย่างไม่สมเหตุสมผล สูงกว่าภาวะอัตราเงินเฟ้อในสัดส่วนที่ไม่สมดุล โดยเฉพาะวารสารวิชาการในสาขาวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี และการแพทย์ (STM) ห้องสมุดในฐานะที่อยู่ต้นทางในการให้บริการแก่ผู้ใช้ ควรกำหนดนโยบาย และมาตรการ วิธีการรองรับต่อสถานการณ์ดังกล่าว สถานภาพห้องสมุดปัจจุบันเสมือนตกอยู่ในสถานะจำยอม และยอมรับทุกเงื่อนไขที่สำนักพิมพ์เป็นผู้กำหนดทิศทางในเรื่องราคาแต่เพียงฝ่ายเดียวมาตลอด เป็นหัวข้อที่ท้าทายความสามารถของบรรณารักษ์ นักสารสนเทศในฐานะผู้จัดการความรู้ ในการที่จะหาแนวทาง วิธีการดำเนินการเพื่อให้สถานการณ์ดีขึ้น โดยยึดผลประโยชน์ของผู้ใช้บริการเป็นสำคัญที่จะต้องเข้าถึงข้อมูล ความรู้ ได้อย่างเท่าทัน และประหยัดงบประมาณของประเทศชาติ ซึ่งขณะนี้กระแสวารสารที่เข้าถึงได้ฟรี (Open Access) กำลังได้รับความสนใจและมีบทบาทสำคัญมาก จากผู้ที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลได้ฟรีโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นผลสืบเนื่องมาจากภาวะวิกฤติของ วารสารวิชาการนั่นเอง

อย่างไรก็ตาม การจัดหาวารสารเป็นงานที่มีความต่อเนื่องยาวนาน เพราะวารสารเป็นสื่อสิ่งพิมพ์ที่มีกำหนดออกเป็นลำดับตามช่วงเวลาที่แน่นอน สม่ำเสมอโดยไม่มีกำหนดเวลาสิ้นสุด ดังนั้นเมื่อเริ่มกระบวนการจัดหา ผู้ปฏิบัติงานต้องรับผิดชอบงานจัดหาวารสารใน 1 ปี และ ปีต่อ ๆไปด้วย กระบวนการจัดหาวารสารเป็นงานที่มีขั้นตอนการดำเนินงานอย่างเป็นลำดับ และต่อเนื่องเชื่อมโยง ตั้งแต่การบอกรับ การจ่ายเงินค่าบอกรับเป็นสมาชิก ตลอดจนการทวงถามวารสาร เพื่อให้ได้วารสารครบตามจำนวนตามเงื่อนไขในการเป็นสมาชิก หลังจากนั้นวารสารจะถูกนำไปสู่กระบวนการทางเทคนิค และงานบริการต่อไป การจัดหาวารสาร มี 4 วิธีการ คือ การจัดซื้อ (จากผู้ผลิตวารสารโดยตรง การจัดซื้อโดยสมัครเป็นสมาชิกหน่วยงานหรือสมาคม หรือ การจัดซื้อผ่านตัวแทนบอกรับวารสาร) การขอรับบริจาคหรือการได้รับอภินันทนาการ การแลกเปลี่ยนวารสาร และการผลิตขึ้นเอง

ปัญหาที่พบในการจัดหาวารสารที่ห้องสมุดมักประสบ คือ

1. ได้รับวารสารล่าช้า ไม่ตรงตามกำหนด

2. ได้รับวารสารไม่ครบถ้วนตามจำนวน

3. อัตราค่าสมาชิกสูงมาก โดยเฉพาะวารสารต่างประเทศในสาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

4. กรณีวารสารอิเล็กทรอนิกส์ อาจมีปัญหาในการเข้าถึง (Access) ว่าไม่สามารถสืบค้นข้อมูลฉบับเต็มได้

โดยทั่ว ๆ ไป ขั้นตอนการจัดหาวารสาร มีดังนี้

1. สำรวจความต้องการใช้วารสาร ที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่มีความต้องการใช้

2. ตัดสินใจว่าวารสารรายชื่อใด ควรบอกรับโดยตรงจากสำนักพิมพ์ หรือบอกรับผ่านตัวแทน

3. ตรวจสอบรายละเอียดของวารสารที่ต้องการจัดหาอย่างละเอียด ให้มีความถูกต้องมากที่สุด ข้อมูลพื้นฐานที่ควรมีคือ ชื่อวารสาร เลขมาตรฐานสากลประจำวารสาร (ISSN) สำนักพิมพ์ ราคา เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ในการจัดหาวารสาร

4. ติดต่อสำนักพิมพ์ หรือบริษัทตัวแทนบอกรับวารสาร เพื่อให้นำเสนอราคาบอกรับวารสาร ซึ่งควรติดต่อล่วงหน้าเพื่อจัดเตรียมงบประมาณที่เหมาะสมและเพียงพอ และให้ได้รับวารสารครบถ้วนในปีนั้น