คุณลักษณะที่สำคัญของการเป็นคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน

จอห์นสัน [3] กล่าวว่า การจัดทำคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันจะต้องประกอบด้วยคุณลักษณะดังนี้

1. เนื้อหาที่เป็นดิจิทัล (Digital content) ในระบบของคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันนั้นเก็บผลงานที่เป็นดิจิทัลเท่านั้น

2. การเน้นงานที่สร้างโดยสมาชิกของสถาบัน (Institutionally-defined) การจัดทำคลังเก็บระดับสถาบันเน้นการจัดเก็บผลงานของสมาชิกในประชาคมนั้นๆ เท่านั้น

3. เนื้อหาทางวิชาการ (Scholarly content) เนื้อหา ที่นำมาจัดเก็บในคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันนั้น เน้นเนื้อหาทางวิชาการ เพื่อให้ตรงกับวัตถุประสงค์ของการเป็นคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันในการรวบรวม การสงวนรักษา และการเผยแพร่ผลงานทางวิชาการ ซึ่งผลงานเหล่านี้อาจหมายรวมถึง ผลงานก่อนตีพิมพ์ และผลงานที่อยู่ในระหว่างการดำเนินงาน บทความที่อยู่ในระหว่างการพิจารณา หนังสือ สื่อการสอน ชุดข้อมูล บทความเสนอการประชุม วิทยานิพนธ์อิเล็กทรอนิกส์ และวรรณกรรมไม่ตีพิมพ์ เป็นต้น การควบคุมและการจัดการการเข้าถึงเนื้อหาทางวิชาการเหล่านี้ จำเป็นต้องอาศัยนโยบายและกลไกที่เหมาะสม รวมทั้งการบริหารจัดการด้านเนื้อหาและระบบการควบคุมเอกสาร (document version control systems) กรอบนโยบายและโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคของคลังเก็บต้องเอื้ออำนวยให้ผู้ จัดการคลังเก็บมีความยืดหยุ่นต่อการควบคุมระบบ ใครเป็นผู้ที่สามารถรับรอง (approve) เข้าถึง (access) แก้ไข (update) ผลงานดิจิทัลเหล่านั้นที่มาจากต่างแหล่งกันในชุมชนนั้นๆ

4. การสะสมเพิ่มพูน และความยั่งยืน (Cumulative and perpetual) ในส่วนของการเป็นคลังเก็บจะต้องมีการสะสมผลงาน ผลงานเมื่อมีการนำเข้าคลังเก็บแล้ว ไม่ควรมีการถอดถอนออกจากคลัง ยกเว้นแต่มีเหตุจำเป็น เช่น งานนั้นมีการละเมิดลิขสิทธิ์ เป็นต้น การเป็นคลังเก็บจึงต้องพัฒนาเกณฑ์และนโยบาย รวมทั้งนำระบบการจัดการสิทธิ์ (right management) มาประยุกต์ใช้ ในการอนุญาตให้เข้าถึงเนื้อหาในคลังเก็บทั้งจากหน่วยงานภายในและหน่วยงานภาย นอก รวมทั้งต้องมีระบบการสงวนรักษาผลงาน และสามารถให้เข้าถึงได้ในระยะยาวได้

5. การทำงานร่วมกันได้และการเข้าถึงแบบเปิด/แบบเสรี (Interoperable and open access) คุณลักษณะที่สำคัญประการหนึ่งของการเป็นคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน คือ การสามารถให้มีการเข้าถึงได้แบบเปิด / แบบเสรี หรือมีปัญหาในการเข้าถึงให้น้อยที่สุด (เช่น การต้องลงทะเบียนในการเข้าใช้) ในส่วนของการเป็นระบบที่สามารถทำงานร่วมกันได้นั้น เป็นเรื่องทางเทคนิคที่มีการนำการเก็บถาวรแบบเปิด หรือ Open Archives Initiative (OAI) มาใช้เพื่อเป็นแนวทางการกำหนดมาตรฐานสำหรับการเก็บรักษาในเชิงบันทึกถาวร และสามารถเชื่อมโยง แลกเปลี่ยนเมทาดาทาทำให้สามารถสืบค้น และเรียกใช้ข้อมูลข้ามระบบกันได้

ประโยชน์ของการมีคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน

1. ทำให้เกิดระบบการรวบรวม สงวนรักษา และเผยแพร่เนื้อหาทางวิชาการ

2. เป็นเสมือนตัวชี้วัดของคุณภาพทางวิชาการของมหาวิทยาลัย หน่วยงานวิจัย โดยมุ่งที่รวมเอางานทางปัญญาของมหาวิทยาลัย หน่วยงานวิจัย มาไว้ในที่เดียวกัน และสามารถเข้าถึงได้ทั่วโลก

3. เป็นการสงวนรักษาทรัพย์สินทางปัญญาในรูปดิจิทัล

4. เป็นเสมือนพื้นฐานของกระบวนทัศน์ใหม่ในการพิมพ์ผลงานทางวิชาการ

5. เป็นการสื่อสารทางวิชาการ (scholarly communication)

6. เป็นการจัดการความรู้

7. เป็นการสนับสนุนเรื่องการเข้าถึงโดยเสรี

รายการอ้างอิง:

[1] “What is an Institutional Repository”. [On-line]. Available: http://library.ucalgary.ca/libraryinformation/dspace/whatisaninstitutionalrepository.php. Visited: 12/08/2007 10.30.

[2] Lynch, Clifford A. “Institutional repository : essential infrastructure for scholarship in the digital age.” ARL 226 (February 2003): 1-7 [On-line]. Available: http://www.arl.org/resources/pubs/br/br226/br226ir.shtml. Visited: 12/08/2007 10.34.

[3] Johnson, Richard K. “Institutional repositories : partnering with faculty to enhance scholarly communication.” D-Lib Magazine V.8 No.11 (November 2002) [On-line]. Available: http://www.dlib.org/dlib/november02/johnson/11johnson.html. Visited: 12/08/10.52.